Galeno AI: le prenotazioni dei farmaci gestite senza passare dal banco
Cliente non citato per accordo di riservatezza.
Il contesto e il problema
Il problema
Una farmacia riceve ogni giorno decine di chiamate per prenotare farmaci. Vengono gestite a mano e senza collegamento con il gestionale interno: code al telefono, errori di trascrizione e tempo sottratto al banco.
Ogni chiamata a cui si risponde è un cliente in negozio che aspetta. E ogni prenotazione presa su un foglio è una prenotazione che qualcuno dovrà ribattere.
Vincoli, approccio e moduli
Cosa abbiamo costruito
Un agente AI che risponde su telefono e WhatsApp e arriva fino al gestionale.
- Canale vocale e testuale gestiti dallo stesso agente
- Controllo automatico della disponibilità a magazzino
- Integrazione con WinFarm e WinGesFar, i gestionali già in uso
- Inserimento automatico di ordini e prenotazioni
- Cruscotto e report delle richieste per il farmacista
- Architettura scalabile: ogni farmacia attiva il servizio in autonomia
Le scelte che contavano
In farmacia un assistente che inventa una risposta non è un difetto di prodotto: è un rischio. Il perimetro è dichiarato e, nel dubbio, la richiesta passa a una persona.
La parte difficile non era la conversazione: era l’aggancio ai gestionali esistenti. Un agente che prende prenotazioni senza scriverle dove il farmacista le legge sposta il lavoro, non lo toglie. Il progetto è stato sviluppato insieme a un esperto del settore farmaceutico e a un’azienda informatica di Perugia.
Scelte tecniche, risultato e lezioni
Il personale si libera dalle chiamate ripetitive, il cliente prenota in autonomia anche fuori orario e il gestionale si aggiorna da solo, senza ribattitura.