Galeno AI: le prenotazioni dei farmaci gestite senza passare dal banco
Cliente non citato per accordo di riservatezza.
Il contesto e il problema
Il problema
Le farmacie ricevono ogni giorno decine di chiamate per prenotare farmaci. Vengono gestite a mano e senza collegamento con il gestionale interno, questo porta a chiamate non risposte, errori di trascrizione e tempo sottratto al banco.
Ogni chiamata a cui si risponde è lavoro in più e un cliente in negozio che aspetta. E ogni prenotazione presa su un foglio è una prenotazione che qualcuno dovrà inserire a mano nel gestionale.
Vincoli, approccio e moduli
Cosa abbiamo costruito
Un agente AI capace di gestire le richieste dei clienti via telefono e WhatsApp, e si integra con il gestionale
- **Telefono e WhatsApp in un unico flusso, gestiti dallo stesso agente
- Verifica automatica della disponibilità dei prodotti a magazzino
- Integrazione con WinFarm e WinGesFar, i gestionali già in uso
- Inserimento automatico di ordini e prenotazioni
- Cruscotto e report delle richieste per il farmacista
- Architettura scalabile: ogni farmacia attiva il servizio in autonomia
Le scelte che contavano
In farmacia, una risposta sbagliata non è semplicemente un errore dell’assistente: può diventare un problema operativo. Per questo l’agente lavora entro un perimetro preciso e, quando non ha sufficiente certezza, passa la richiesta a una persona.
La vera complessità del progetto non era far conversare l’AI, ma integrarla con i sistemi già presenti in farmacia.
Per questo abbiamo costruito l’intero flusso intorno all’integrazione con i gestionali esistenti, sviluppando il progetto insieme a un esperto del settore farmaceutico e a un partner informatico specializzato.
Scelte tecniche, risultato e lezioni
Il personale si libera dalle chiamate ripetitive, il cliente prenota in autonomia anche fuori orario e il gestionale si aggiorna da solo.